Un’azienda, soprattutto se ha molti dipendenti, deve prevedere sistemi di controllo efficaci per verificare che ognuno si trovi al proprio posto all’orario prestabilito. Questo è vero in special modo per le ditte di trasporti, di traslochi e tutte quelle che abbiano personale che si muova all’esterno, anche su lunghe distanze.

Rilevazione presenze e geolocalizzazione diventano, quindi, fondamentali anche per una questione pratica: si pensi, ad esempio, al lavoro che deve svolgere l’ufficio del personale ogni mese per fare il calcolo esatto delle ore da pagare a ogni singolo lavoratore. Le ultime tecnologieconsentono non solo di limitare l’assenteismo, ma anche di conteggiare correttamente il lavoro svolto.

Il GPS è un sistema di controllo mediante satellite che, attraverso ricevitori integrati negli smartphone o in specifici marcatempo, individua la posizione esatta del suo possessore. Bastano, quindi, un’app o un apparecchio elettronico per capire se il dipendente si trovi nel cantiere o sul camion in quello specifico momento. Grazie anche alla tecnologia RFID (Radio Frequency Identification), oltre a essere localizzati, i lavoratori possono persino timbrare il cartellino a distanza, evitando qualsiasi margine di errore nei calcoli dello stipendio.

Monitorare i dati dei lettori con i software

I dati possono essere ricevuti in azienda su computer (o su dispositivo mobile) in tempo reale grazie asoftware dedicati,consentendo così un intervento immediato in caso di inefficienza o persino di pericolo. Uno dei migliori software, in tal senso, è PowerWeb, dell’azienda Winit, specializzata anche nella produzione di dispositivi per il controllo dei dipendenti.

Questo software p
resenta molteplici funzionalità, tra cui la personalizzazione stessa dell’interfaccia, incluse le priorità di visualizzazione e l’esportazione di dati su Excel o Power Point.

Si possono anche assegnare nomi ai luoghi inseriti e condividere le visualizzazioni con altri dirigenti. Ogni cliente o dipendente avrà una scheda anagrafica dettagliata e potranno essere segnalate o giustificate le assenze con specifiche diciture.

L’opzione del monte ore, invece, è un metodo per consentire la pianificazione di settimane o addirittura mesi a seconda del profilo del lavoratore e può essere corretto in caso di malattia, assenze o straordinari, indicando anche eventuali ritardi nel timbrare il cartellino.

La funzione viaggi è un’alleata indispensabile per le trasferte, e consente di avere il calcolo esatto di tempo e distanza, monitorando lo spostamento del dipendente. A livello di controllo immediato, questo software consente persino la visualizzazione di un semaforo: rosso se il lavoratore non è dove dovrebbe trovarsi, verde se è stato puntuale.

Ormai è difficile che ci sia qualcuno che non possieda uno smartphone e proprio grazie ad app dedicate esso può diventare lo strumento di comunicazione tra azienda e dipendente. Gli ultimi software consentono persino di richiedere materiali mancanti o registrare le varie attività svolte nelle ore lavorative.

La tecnologia RFID per il controllo del personale

La già citata tecnologia a onde radio, la RFID, ha il grosso vantaggio di poter essere applicata non solo a dispositivi ma anche a piccoli elementi adesivi, versatili da applicare su ogni superficie senza il rischio che vengano rimossi, neanche accidentalmente. Non temono né gli agenti chimici né l’umidità e risultano discreti specialmente in luoghi come scuole od ospedali.

Questi dispositivi, di qualunque tipologia siano, consentono un controllo del monte ore dei dipendenti non solo qualora si trovino a notevole distanza, ma persino in città diverse (come avviene in caso di trasferta).

Molte aziende in franchising hanno risolto così ogni problema derivante dalla delocalizzazione, snellendo il lavoro dell’ufficio dedicato ai pagamenti e controllando, al contempo, che ogni singola sezione funzioni nel rispetto degli orari pattuiti.