Come scegliere un buon gestionale per hotel

Gestire un hotel non è mai stato un lavoro facile. L’interazione continua con la clientela, ci si augura molta, comporta ritmi lavorativi che assorbono il gestore in mille faccende. Un modo per liberare del tempo è dotarsi di un buon gestionale per hotel in grado di aiutarci non solo a mantenere il controllo, ma anche a prevedere ed analizzare.

Se sei alla ricerca di un buon gestionale per hotel, allora dovresti prima leggere questo articolo per evitare di prendere il primo che ti capita con il risultato di aggravare ancor di più le tue incombenze.

Potresti essere arrivato ad un bivio. Passare ad un gestionale in cloud di nuova generazione oppure continuare con quello che hai gestito sul tuo server locale? Vediamo qual è la cosa più facile, ma sopratutto quella che promette di migliorare il tuo conto economico.

Un PMS (Property Management System), ha il compito di rendere semplice la gestione, e lo fa in diversi modi. Per prima cosa deve essere in grado di ricavare i dati dalle diverse aree di gestione come possono essere il ristorante, le camere, il centro benessere, l’amministrazione ecc. In secondo luogo, automatizza le funzioni basilari come le prenotazioni, l’assegnazione delle camere alla clientela, la tenuta della contabilità. A questo aggiungiamo due elementi divenuti ormai strategici.

L’interfaccia con internet responsive in grado di aiutare alla gestione in entrata dal sito, e le previsioni tipiche di settore che ti fanno capire in che direzione sta andando il business.

Veniamo al dunque, come scegliere il gestionale per hotel? forse la domanda dovrebbe essere posta in un altro modo, esiste un gestionale che fa ciò che deve senza la necessità di leggere mille istruzioni? Il punto è proprio questo, al di la della potenza di un software, la chiave di tutto è la semplicità e questa si tramuta in denaro. Necessità di formazione, inconvenienti tecnici, complicazioni di gestione, portano via tempo prezioso, per cui meglio un gestionale semplice ed intuitivo che uno complicato e dalle mille promesse. Per non tener conto del livello di competenza che deve avere un dipendente in ricezione.

Il primo fattore è quindi la semplicità e l’immediatezza, veniamo alle funzioni basilari, quelle meramente gestionali:

  • Un calendario per le prenotazioni;
  • La gestione checkin e checkout;
  • Le schede dei clienti presenti ed alloggiati ISTAT;
  • Il listino prezzi ed in generale la gestione delle tariffe;
  • La fatturazione;
  • Reportistica fiscale;
  • Reporting gestionale;
  • Listini generali e particolari;
  • Condizioni di pagamento e sistema di prenotazione integrato con il web.

Queste funzioni di base si devono integrare con un channel manager e un booking engine.  A questo punto il software ha un proprio habitat e ci permette di lavorare da differenti postazioni e con un grado di complessità realmente limitato.

Per competere al meglio e mantenere i costi di gestione più bassi possibili abbiamo bisogno anche di altre funzioni. I clienti che si sentono riconosciuti si affezionano. Questa sensazione passa anche dalla capacità di tenere traccia delle conversazioni tramite e-mail. E’ uno strumento molto potente per fidelizzare, ancor di più delle campagne e-mail che hanno poca efficacia se non sono risultano autentiche e personalizzate.

Altre caratteristiche per un buon gestionale per hotel

Meglio un PMS in cloud oppure in locale? Non è molto difficile rispondere ad una domanda del genere. Il mondo cambia e la necessità di collegarsi via web da qualsiasi device ha ormai decretato la fine dei gestionali installati sul proprio server. In generale è questa la situazione, nel particolare ogni albergatore conosce le sue esigenze e se proprio la linea dati che ti offre il fornitore è di scarsa potenza, non c’è la possibilità di gestire il PMS tramite cloud.

Comunque sia si tratta di una scelta anche economica, acquistare server, tenerli aggiornati, sostituirli quando la tecnologia te lo impone è un ricordo del passato. Se non ci sono altre controindicazioni il quesito non si pone, una gestione tramite web rimane sempre aggiornata, si arricchisce di strumenti sempre più performanti. Il fornitore del CMS tenderà a offrirti soluzioni efficaci perché sa che non è difficile passare da un gestionale per hotel all’altro se gestito in cloud.

Non c’è bisogno di installare nulla, è tutto servito da remoto, il fatto che la gran parte degli albergatori insistano con prodotti installati in locale è una questione di mentalità e di scarsa predisposizione al cambiamento.

Semmai il primo passo è capire quale soluzione fa per te. Le dimostrazioni demo aiutano a capire l’efficacia di un software rispetto ad un altro, e sono quindi ben accette.

Vediamo quali sono i vantaggi di un gestionale per hotel, in cloud rispetto ad soluzione gestita in locale:

  • Non avendo la gestione del server, sei completamente sollevato dai rischi di rotture o malfunzionamenti;
  • Collegamento da remoto per tutti i device che vuoi con anche gestione in app;
  • Nessun problema di gestione della manutenzione del server;
  • Continua ricezione degli aggiornamenti da parte del fornitore del servizio;
  • Nessun problema di perdere i propri dati grazie alla funzione di back up;
  • Risparmio economico perché non dobbiamo acquistare server e manutenerli;
  • Minore impatto dei rischi da errore umano.

Tieni anche conto, nella scelta che farai, che la formazione ha un notevole impatto per chi gestisce hotel legati alla stagionalità. Il personale è saltuario e non puoi permetterti PMS che richiedano corsi o training molto lunghi.