Non tutti ne sono a conoscenza, per uffici e aziende è diventato obbligatorio munirsi di macchine distruggi documenti, ovvero di dispositivi che sono progettati appositamente per rendere non identificabili e non più usufruibili tutti quei documenti accumulati negli anni in archivio, e non più necessari alla conservazione dopo dieci anni dalla loro redazione. E non si tratta solo di un modo per alleggerirsi dalla carta in eccesso: è stabilito proprio dalla legge sulla Privacy, in particolare dal decreto legislativo 196/03, che chi è in possesso di documenti di terzi per motivi non personali, debba adottare delle misure per ridurre al minimo il rischio di perdita di dati privati non autorizzati. Ecco che quindi una macchina distruggi documenti è perfetta a questo scopo, poiché permette lo smaltimento di tutti quei documenti pieni di dati personali che potrebbero essere utilizzati per atti illeciti. Ma questo tipo di dispositivo è anche molto utile a livello casalingo, perché permette di liberarsi di elementi inutili per magari fare spazio a nuove documentazioni. 

A cosa serve un distruggi documenti

Il distruggi documenti, quindi, è un dispositivo – manuale o elettronico – che permette di inserire al suo interno dei fogli di carta interi e di distruggerli, trasformandoli in striscioline o coriandoli di carta. Come accennato nell’introduzione, le aziende sono tenute a distruggere tutti i documenti che contengono informazioni personali su salute, fede, dati personali, estratti conto e report bancari dei clienti, degli elementi che non devono essere messi a disposizione di nessuno e che, se trafugati, potrebbero creare dei danni molto gravi. In un ufficio, quindi, un distruggi documenti non può mancare, ma chi l’ha detto che questo attrezzo è utile solo sul posto di lavoro? Chi lavora da casa, o chi magari ha semplicemente accumulato documenti che non sono più utili – come vecchie analisi, carte di credito non attive, ecc. – troverà grande utilità in questo prezioso strumento. Ovviamente, in base alla funzione per cui necessita, si dovrà scegliere tra i diversi distruggi documenti presenti sul mercato: per un uso casalingo sarà sufficiente un apparecchio di dimensioni ridotte, che abbia un design che si adatti bene all’interno della propria abitazione – mentre se serve per l’ufficio sarà meglio optare per un modello più grande e professionale, le cui prestazioni permettano di eliminare tanti documenti contemporaneamente. Solitamente i distruggi documenti più diffusi sono una via di mezzo: appartengono a una fascia di prezzo media, possono distruggere 8 fogli per volta, e sono dotati di un cestello abbastanza capiente, tutte caratteristiche che li rendono perfetti anche per un uso casalingo. 

Come scegliere il distruggi documenti migliore

Per poter scegliere il distruggi documenti più adatto a noi, dobbiamo saper valutare delle determinate caratteristiche: una delle più importanti è quella che riguarda la frequenza di utilizzo, ovvero quante volte, nel corso di una giornata, andremo ad utilizzare il nostro apparecchio. Chi pensa di non effettuare più di 10 distruzioni al giorno potrà optare per un modello contenuto adatto per la casa (e di prezzo più economico): i distruggi documenti di questo tipo, infatti, hanno una capacità di taglio dai 5 agli 8 fogli alla volta. Per un utilizzo superiore, ma ancora moderato, fino a 50 distruzioni al giorno, si adattano i modelli di fascia media, che possono tagliare fino a 13 fogli. Se invece si ha bisogno di un utilizzo intenso, fino a 100 distruzioni al giorno, sarà necessario investire su un distruggi documenti professionale (e di prezzo più alto), che riesce a maneggiare anche 100 documenti alla volta. Un altro criterio utile per una scelta ottimale è valutare il tipo di taglio dei documenti. Principalmente ne esistono due: il taglio a strisce permette di distruggere un maggior numero di foglio per volta, mentre il taglio a frammenti garantisce un maggior livello di sicurezza, perché i fogli sono spezzati in pezzetti più piccoli, e quindi più illeggibili. 

Norme di sicurezza

Trattandosi di un dispositivo motorizzato, il distruggi documenti deve essere dotato di tutta una serie di accortezze che vadano ad evitare il rischio di lesioni, specialmente se l’apparecchio viene usato in un’abitazione che potrebbe avere anche bambini o animali che girano per casa. Proprio per questo motivo la Consumer Product Safety Commission (CPSC), dopo aver ricevuto tra il 2000 e il 2005 più di 50 segnalazioni di incidenti come amputazioni di dita e lacerazioni causate dai macchinari e soprattutto avvenute in bambini piccoli, ha imposto alle case produttrici di aumentare i loro sistemi di sicurezza.

Quindi oggi, per essere a norma, un dispositivo distruggi documenti deve essere dotato di:

  • Sensore di sicurezza, una tecnologia che garantisce lo spegnimento automatico dell’apparecchio quando le mani si avvicinano troppo all’entrata della carta, rilevando il campo elettrico intorno a umani e animali. 
  • Ingresso carta più sottile, in modo da ridurre la possibilità di inserire le dita dentro il meccanismo di triturazione.
  • Blocco sicurezza, una modalità inattiva che permette all’apparecchio di non attivare il meccanismo trituratore, così che se un bambino si avvicina non possa farlo partire inavvertitamente. 
  • Lembo di sicurezza, che va a coprire i denti dell’apparecchio quando la testa viene rimossa dal cestino.
  • Interruttore di sicurezza, che serve ad assicurarsi che il dispositivo non si attivi quando la testa trituratore viene rimossa dal cestino.

Distruggi documenti manuale –  fascia economica: Aibecy A6

Si tratta del modello più basico e semplice di distruggi documenti, particolarmente pensato per un uso domestico: in questa tipologia non esiste elettricità, e i documenti di vanno a distruggere solo se si va a girare manualmente l’apposita manopola. L’Aibecy A6 è il migliore di questa categoria, perché è molto economiche e offre un ottimo sistema di taglio in striscioline molto sottile, che rende davvero difficile la ricostruzione del documento da parte di eventuali malintenzionati.

Distruggi documenti elettrico – fascia economica: Amazon PBH-55473

Entriamo nella sfera di distruggi documenti elettrici, che sono sicuramente comodi perché molto più rapidi, anche se potrebbero andare a consumare abbastanza corrente a secondo della loro grandezza. Per chi non ha un budget elevato, ma non vuole rinunciare a un dispositivo di qualità, Amazon PBH-55473 è il modello perfetto: costa davvero poco, e non solo permette di tagliare fogli di carta, ma trita e distrugge anche oggetti rigidi come cd, dvd e carte di credito. 

Distruggi documenti elettrico – fascia media: Amazon AZ80MCEU

Nei prodotti di fascia media, dove iniziano a salire sia la potenza sia il prezzo di acquisto, segnaliamo tra i migliori un altro prodotto targato Amazon, ovvero l’ Amazon AZ80MCEU: anche in questo caso si tratta di un distruggi documento elettrico, che permette di triturare fogli e altri oggetti rigidi. Quello che lo rende un prodotto davvero eccellente, però, è la tipologia di taglio: questo modello, infatti, non si limita a creare delle striscioline, ma tritura tutto in micro frammenti completamente illeggibili, un fattore che lo rende ideale soprattutto per gli uffici di piccole dimensioni.

Distruggi documenti elettrico – fascia alta:  Fellowes P-48C

Un ottimo apparecchio, non eccessivamente grande ma molto efficiente, e quindi perfetto per chi lavora in autonomia e per i piccoli uffici, che non necessitano di un utilizzo troppo frequente. Questo distruggi documenti ha una capacità di distruzione fino a un massimo di 8 fogli per volta, e permette di ottenere un livello di sicurezza P3, ovvero con la carta tritata in frammenti di 4 x 50 mm. Il Fellowes P-48C riesce a tritare anche i componenti metallici e la plastica rigida (come tessere o carte di credito), e ha tra i suoi maggiori punti di forza un cestino molto capiente di 18 litri, che permette di essere svuotato velocemente e non troppo spesso. Molto interessante anche la durata del suo ciclo di lavoro: a questo distruggi documenti, infatti, bastano solo 15 minuti di riposo tra una tritura e l’altra, quando invece lo standard è di circa 30 minuti di attesa per il raffreddamento dell’apparecchio. A completare il quadro delle sue prestazioni troviamo degli ottimi standard di sicurezza, tra cui le funzioni autostart/autostop elettrici e retromarcia e il blocco di sicurezza per evitare l’attivazione accidentale.

Distruggi documenti elettrico – fascia alta: Rexel auto +100x

Qui si entra nell’ambito dei prodotti di alta fascia ed estremamente professionali, che per le prestazioni e per i costi sono più indicati per l’utilizzo in uffici e grandi aziende. Il Rexel auto +100x è uno dei distruggi documenti professionali migliori sul mercato, e offre la capacità di tritare fino a 100 fogli per volta, oltre alla possibilità di dividerli in fascicoli per un massimo di 750 fogli, così che sia la macchina ogni volta a prendere il gruppo successivo di documenti da distruggere. Anche la capacità del cestino è impressionante: con i suoi 26 litri, infatti, può contenere fino a 200 fogli distrutti a un livello di sicurezza P5, ovvero quello che prevede che ogni pagina sia spezzettata in 2000 pezzi delle dimensioni di 2x15mm. Grazie alla sua tecnologia innovativa, la macchina evita qualsiasi intoppo della carta, e riesce persino ad eliminare le graffette attaccate ai fogli.